Skip to main content

Con dấu Inkan tại Nhật – Tất tần tật điều bạn cần biết

Trang chủ Tin tức & Sự kiện Con dấu Inkan tại Nhật – Tất tần tật điều bạn cần biết
con dấu inkan tại nhật

Con dấu Inkan tại Nhật là một phần không thể thiếu trong văn hoá và đời sống của người dân xứ sở hoa anh đào. Từ những văn bản pháp lý, hợp đồng kinh doanh cho đến các loại giấy tờ cá nhân, con dấu Inkan đóng vai trò như chữ ký, thể hiện tính xác thực cũng như xác định trách nhiệm của người sử dụng. 

Vậy con dấu Inkan là gì? Có những loại nào? Cách làm con dấu Inkan là như thế nào? Cùng EK GROUP tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Con dấu Inkan là gì?

Con dấu Inkan đã xuất hiện tại đất nước mặt trời mọc từ thế kỷ thứ 5. Đến giờ, con dấu này đã trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của người dân Nhật Bản. Vậy con dấu Inkan tại Nhật là gì? Có vai trò như thế nào? Các loại con dấu tại Nhật được phân chia thế nào?

1.1. Con dấu Inkan tại Nhật là gì?

Con dấu Inkan (印鑑), còn được gọi là Hanko (ハンコ), là loại con dấu dành cho cả cá nhân và tổ chức tại Nhật Bản. Trong văn hóa Nhật, việc sử dụng con dấu này mang ý nghĩa tương đương với chữ ký. 

Con dấu Inkan được dùng trong nhiều tình huống như đăng ký SIM điện thoại, mở tài khoản ngân hàng, làm bảo hiểm, ký kết các văn bản hành chính hoặc tham gia giao dịch thông thường.

Đối với thực tập sinh hoặc công dân sinh sống lâu dài tại Nhật Bản, việc sở hữu ít nhất một con dấu tròn màu đỏ có đường kính 9mm, hoặc hai con dấu với kích thước 9mm và 6mm, là điều cần thiết. Tuy nhiên, trước khi bạn sang Nhật, công ty phái cử sẽ hỗ trợ chuẩn bị con dấu này để thuận tiện cho các thủ tục ban đầu.

con dấu inkan là gì
Con dấu Inkan là gì?

1.2. Vai trò của con dấu Inkan trong đời sống người Nhật

Inkan không chỉ là một công cụ xác nhận danh tính mà còn là biểu tượng của sự tin cậy và uy tín. Trong đời sống, con dấu này có những ứng dụng chính như:

  • Hợp đồng và giao dịch kinh doanh: Mỗi doanh nghiệp tại Nhật đều sở hữu một con dấu đại diện riêng. Khi ký kết hợp đồng, việc đóng dấu là thủ tục bắt buộc, thể hiện sự cam kết và đồng thuận giữa các bên.
  • Thủ tục hành chính: Người Nhật sử dụng Inkan để hoàn thiện các thủ tục hành chính như mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép, hay ký các giấy tờ pháp lý.
  • Đời sống cá nhân: Con dấu cá nhân thường được sử dụng trong các giao dịch thường ngày như thuê nhà, đăng ký kết hôn hay bảo hiểm.
vai trò của con dấu inkan
Vai trò của con dấu Inkan

2. Các loại con dấu Inkan tại Nhật

Dựa vào mục đích sử dụng, con dấu tại Nhật Bản được chia thành ba loại chính như sau:

2.1. Jitsuin (実印): Con dấu đăng ký chính thức

Đây là loại con dấu được đăng ký với cơ quan chính quyền địa phương và có giá trị pháp lý cao. Jitsuin thường được chế tác thủ công, vì vậy chi phí khá cao. 

Loại con dấu này được sử dụng trong các giao dịch quan trọng như kết hôn, khai sinh, chứng tử, hay mua bán xe hơi. Đặc biệt, Jitsuin có tính bảo mật rất cao, không thể trùng lặp, vì vậy cần được bảo quản cẩn thận.

2.2. Ginkoin (銀行印): Con dấu dùng trong ngân hàng

Ginkoin được sử dụng khi bạn mở tài khoản ngân hàng, rút tiền tiết kiệm, hoặc thực hiện các giao dịch tài chính. Đây là con dấu thay thế chữ ký mẫu và đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch liên quan đến ngân hàng.

2.3. Mitomein (認印): Con dấu sử dụng hàng ngày

Mitomein được dùng cho các hoạt động thường nhật như ký nhận hàng hóa, xác nhận thư từ, hay bưu phẩm. Do mức độ bảo mật thấp, loại con dấu này có thể dễ dàng mua tại các máy làm dấu tự động hoặc trong các cửa hàng tiện lợi (konbini), và thường được làm từ chất liệu gỗ.

các loại con dấu inkan tại nhật
Các loại con dấu Inkan tại Nhật

3. Cách làm con dấu Inkan tại Nhật bạn cần biết

3.1. Điều kiện để làm con dấu Inkan

Để có thể đăng ký con dấu Inkan tại Nhật, bạn cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

  • Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài hợp lệ.
  • Đủ 16 tuổi trở lên.

3.2. Những loại con dấu KHÔNG ĐĂNG KÝ ĐƯỢC tại Nhật

Do tính chất bảo mật cao, một số loại con dấu sẽ không được chấp nhận đăng ký tại cơ quan địa phương. Các trường hợp con dấu bị từ chối bao gồm:

  • Con dấu đã được người khác đăng ký trước đó.
  • Không khắc tên hoặc họ trùng khớp với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài.
  • Con dấu làm từ gôm hoặc nhựa, dễ biến dạng.
  • Con dấu bị lỗi, không có đường viền hoặc đường viền không hoàn chỉnh.
  • Con dấu có đường kính nhỏ hơn 8mm hoặc lớn hơn 25mm.
những loại con dấu không đăng ký được tại nhật
Những loại con dấu không đăng ký được tại Nhật

3.3. Các bước đăng ký con dấu Inkan tại Nhật

Dưới đây là các bước cụ thể để đăng ký con dấu Inkan:

Bước 1: Đăng Ký Con Dấu Tại Cơ Quan Địa Phương

Để đăng ký con dấu, bạn cần đến Shiyakusho (市役所) – cơ quan hành chính địa phương, và thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑登録証 – inkantourokushou). Khi đi, bạn cần mang theo:

  • Con dấu muốn đăng ký.
  • Giấy tờ tùy thân có ảnh, chẳng hạn như thẻ ngoại kiều hoặc hộ chiếu (áp dụng cho thực tập sinh và du học sinh).
  • Phí đăng ký từ 100 – 300 yên, tùy theo quy định từng địa phương.

Sau đó, bạn nhận mẫu đơn 申請書 (shinseisho), điền đầy đủ thông tin và nộp lại tại cơ quan hành chính.

đăng kí làm con dấu inkan tại nhật 1
Mẫu đơn 申請書 (shinseisho)

Bước 2: Xin Giấy Chứng Minh Con Dấu

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, bạn cần làm thêm Giấy chứng minh con dấu (印鑑証明書 – inkanshoumeisho). Loại giấy tờ này thường được yêu cầu trong các giao dịch quan trọng như mua nhà, mua xe, hoặc đăng ký kết hôn.

Để xin Giấy chứng minh con dấu, bạn cần:

  • Điền vào mẫu đơn 印鑑登録証明書交付申請書.
  • Chuẩn bị các giấy tờ sau:
    • Giấy chứng nhận đăng ký con dấu.
    • Giấy tờ tùy thân có ảnh.
    • Phí đăng ký.

Sau khi hoàn thành, cơ quan địa phương sẽ cấp cho bạn Giấy chứng minh con dấu (印鑑証明書). Lưu ý rằng giấy này khác với Giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑登録書). Cả hai đều rất quan trọng và cần được bảo quản cẩn thận.

4. Những câu hỏi thường gặp về con dấu Inkan (Hanko)

4.1. Kích thước con dấu Nhật?

Kích thước của con dấu tại Nhật được quy định trong khoảng 8x8mm đến 25x25mm. Trên thực tế, kích thước phổ biến nhất cho 1 con dấu đạt chuẩn tại Nhật rơi vào khoảng 15x15mm đến 18x18mm.

4.2. Vì sao thực tập sinh tại Nhật nên có con dấu?

Thực tập sinh tại Nhật nên có con dấu vì nó là công cụ quan trọng để ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, xác nhận tài liệu, và thực hiện các giao dịch hành chính. Con dấu giúp thuận tiện trong công việc, tuân thủ văn hóa, và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

4.3. Thực tập sinh tại Nhật cần làm gì khi không cón con dấu?

Khi không có con dấu, thực tập sinh tại Nhật có thể làm các việc sau:

  1. Dùng chữ ký thay thế: Một số thủ tục có thể chấp nhận chữ ký, nhưng cần kiểm tra với công ty hoặc cơ quan liên quan.
  2. Hỏi ý kiến công ty: Thông báo với công ty để được hướng dẫn cách xử lý phù hợp.
  3. Làm con dấu sớm: Đến các cửa hàng khắc dấu (100-yen shop hoặc cửa hàng chuyên dụng) để làm con dấu, chi phí thường thấp và nhanh chóng.
  4. Mang theo giấy tờ tùy thân: Trong trường hợp cần xác minh, hãy mang theo hộ chiếu hoặc thẻ cư trú (在留カード, Zairyu Card) để làm thủ tục thay thế.

Nhanh chóng sở hữu con dấu sẽ giúp bạn xử lý các thủ tục dễ dàng hơn.

4.4. Làm con dấu Inkan tại Nhật ở đâu?

Bạn có thể làm hanko tại:

  • Cửa hàng 100-yen (loại cơ bản)
  • Các cửa hàng khắc dấu chuyên dụng
  • Mua online trên các trang như Rakuten hoặc Amazon Nhật.

4.5. Chi phí làm Hanko là bao nhiêu?

Tùy loại và chất liệu, chi phí dao động từ 500 yên (cơ bản) đến vài nghìn yên (cao cấp).

4.6. Nếu hanko bị mất hoặc hỏng thì cần làm gì?

Nếu mất hoặc hỏng, cần làm lại ngay. Nếu đã đăng ký jitsu-in, bạn phải thông báo với tòa thị chính để hủy dấu cũ và đăng ký dấu mới.

4.7. Có thể tự làm hanko không?

Có thể tự làm bằng các công cụ khắc dấu, nhưng nên làm tại cửa hàng để đảm bảo chất lượng và tính hợp lệ.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có những thông tin hữu ích về con dấu Inkan tại Nhật. Để đọc thêm những bài viết khác về xuất khẩu lao động Nhật Bản và cập nhật những đơn hàng đi Nhật mới nhất, hãy truy cập ngay vào website fanpage của EK GROUP!

Thẻ bài viết: